Error message

Deprecated function: The each() function is deprecated. This message will be suppressed on further calls in menu_set_active_trail() (line 2405 of /var/www/vhosts/faradaysound.co.uk/includes/menu.inc).

Jak zarządzać obiegiem dokumentacji

Czytaj!

  • Posted on: 6 May 2015
  • By: addmean
Zarządzanie dokumentami w spółce to kwestia niebanalna. Od uzgodnienia systemu i kontroli powinniśmy rozpoczynać ustalanie norm obowiązujących w administracji całego przedsiębiorstwa. Co więcej, w celu synchronizacji, nie tylko dokumentacji papierowych, ale elektroniczny obieg dokumentów, najlepiej zakupić przedsiębiorstwu program do zarządzania dokumentami, np. Systemy Workflow.
Praca przy komputerze
Author: sxc.hu
Source: http://sxc.hu


Po pierwsze powinniśmy ustanowić jasny i intuicyjny dla pracowników model zarządzania treścią. Do wyboru jest kilka standardowych rozwiązań, sprawdzonych od lat z powodzeniem. Można, w przypadku chociażby niestandardowego rozdziału powinności pracowniczych, skorzystać z własnych rozwiązań. Ważne, żeby zasady obiegu dokumentów i elektroniczny obieg dokumentów były dla wszystkich łatwe do zastosowania, tak, aby wszystko odbywało się sprawnie i jak najefektywniej.

Najlepiej zacząć od wyboru systemu kancelaryjnego, czyli systemu dziennikowego, bezdziennikowego lub mieszanego. Każdy z nich gwarantuje inne korzyści w codziennym obiegu dokumentów. Pierwszy odpowiedni jest dla firm, gdyż katalogowane są kolejne pisma. Dzieje się to w specjalnym dzienniku, lub kilku. Faktury mogą być podzielone chociażby na dokumentacje zewnętrzną i wewnętrzną, co zapewnia niezależny i płynny obieg dokumentów. Następny z w/w systemów preferowany jest zawsze w urzędach i stowarzyszeniach. System elektronicznego obiegu dokumentów (można korzystać z np. ms sharepoint, wykorzystuje segregację i podział ze względu na rodzaj sprawy, przy wielu różnych dokumentach. Ważna jest ich dokładna segregacja - tak, aby bezproblemowo można było do nich dotrzeć w krótkim czasie. Ostatnim z programów zarządzania dokumentami jest system mieszany, który pozwala na najróżniejsze modyfikacje, oczywiście w granicach dopuszczalnych prawem.




Dodatkowo dostępne jest pewne udogodnienie w przepływie, a co najważniejsze, katalogowaniu dokumentów. Przepływ dokumentów drogą cyfrową ogranicza czas synchronizacji pomiędzy kolejnymi użytkownikami danych do minimum. Najczęściej w tym celu wykorzystuje się profesjonalne systemy obiegu dokumentów. Jednym z takich programów, które najlepiej ułatwiają pracę biurową i zarządzanie dokumentacją jest Sharepoint.


Author: G.S.