Jednym z najczęstrzych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest wolny i zawodny, ze względu na choćby sytuację, gdy jakiś istotny dokument na przykład może się zgubić, z czego później wynikają poważne problemy. Potrzeba przyspieszenia komunikacji między pracownikami firm i tym samym przeciwdziałania takim sytuacjom, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej określanego pojęciem Workflow.

Uogulniająco pojęcie to jest stosowane w stosunku do oprogramowania, głównie tego, które służy wspieraniu pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na ustalenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej ze zorganizowaniem szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz pracowników, których ono obejmuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Następnie dane są odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają znów do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o realizacji dyspozycji (na przykład pozwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania.

Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia zostaje zrealizowany, a następnie odbywa się akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem pracowników wykonujących określone zadania na dokumentach oraz sprecyzowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to specyficzne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń i informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty i umożliwiają ich szybkie odnalezienie.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od potrzeb firmy. Do rozważenia jest też kwestia tego, czy za oprogramowanie płacić, czy zdecydować się na bezpłatne rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zapraszam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie możemy znaleźć szersze specyfikacje wybranych programów.

Author: Arek