niejednokrotnie było tak, że w biurze zaginęł pewna faktura lub zapomniano aby ją zapłacić.Odchodzi się już od teczek z dokumentacja papierową. Nie jedna firma dazy do tego, aby wdrożyć systemy zarządzania dokumentami na coraz bardziej profesjonalnym stopniu.

Papierologia. Rosnąca liczba dokumentów do wypełnienia utrudnia nam przepływ wiadomości. Obieg faktur niejednokrotnie jest opóźniony . Żeby takie sytuacje się nie powtarzały bardzo dobrym pomysłem może być elektroniczny obieg dokumentów. Na czym to polega? Tworzymy duplikaty pism papierowych i zapisujemy je w postaci cyfrowej. Żeby uprościć i aktywować przepływ np.. faktur z jednego miejsca w doradadzamy zainstalować program do zarządzania dokumentami. Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? Jest to narzędzie, któreupraszcza nam swobodny przepływ informacji w sposób szybszy i sprawniejszy. Jeśli do biura przychodzi list, zostaje on zeskanowany i rozesłany do do ludzi zajmujących się daną sprawą. W przypadku wersji papierowej musimy poświęcić na to o wiele więcej czasu ze względu,na fakt iż dysponujemy jednym dokumentem, oczywiście można skopiować, ale w jakim celu jest marnotrastwo papieru? Wprowadzenie takiego instrumentua do firmy udoskonala ją i nie zajmuje czasu pracownikom. Nikt nie musi się przekopywać przez tony akt czy segregatorów, wklepuję nazwę dokumentu do komputera, który automatycznie odnajduje plik. Jedynym czasochłonnym procesem będzie wprowadzenie wszystkich danych do bazy, można jednak oddać to firmie zewnętrznej.

w jaki sposób wdrążyć system do firmy



Wiele zakładów pracy jest zależnych od procesów biznesowych. Wprawdzie procedury te często są prowadzone przez program, bardzo duża ilość spraw w firmie jest uzależniona od ludzi. Wprowadzenie automatycznych oddziaływań pomiędzy ludzi, którzy biorą udział w procedurze, może usprawnić tryb działania firmy. Wdrożenie struktury workflow zapewni firmie pewne profity. Tak jak powyżej zostało wspomniane do wdrożenia tego programu można wynająć firmę zewnętrznąlub zaltwić to we własnym zakresie. Jesteśmy w stanie wyznaczyć do tego pare osób które w godzinach zatrudnienia będą wklepywały dokumenty do systemu. Ważne jest, aby wprowadzać ważne aktualności. kompletna bieżąca poczta ma obowiązek być wpisana od razu i być efektywnie wprowadzana.

Kolejnym krokiem będzie zapisanie dokumentów, które niezmiennie są potrzebne a końcowych tych przechpwywanych w archiwum. Większe zabezpieczenie przebiegu akt oraz sprawność ich transferu sposowuje, że nasi klienci będą zaspokojeni. Będą obsługiwani szybciej i bardziej profesjonalnie. Z większą chęcią będą zwracali się do firmy o zakup towaru lub usług.

Author: Arek