Jednym spośród najczęściej spotykanych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Zwyczajny, papierowy sposób jest niezbyt szybki i zawodny, ze względu choćby na fakt, że jakiś istotny dokument przykładowo może się gdzieś zapodziać, z czego następnie wynikają poważne problemy. Potrzeba ułatwienia komunikacji pomiędzy pracownikami firm i tym samym unikania takich sytuacji, zapoczątkowała tworzenie oprogramowania szerzej określanego pojęciem workflow.