Jednym z podstawowych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Najzwyklejszy, papierowy sposób jest powolny i zawodny, ze względu na chociażby sytuację, gdy jakiś istotny dokument na przykład może się zgubić, z czego później wynikają poważne problemy. Potrzeba usprawnienia komunikacji między pracownikami przedsiębiorstw i tym samym przeciwdziałania takim sytuacjom, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej znanego jako Workflow.