Firmy i przedsiębiorstwa mają w swoich zbiorach naprawdę multum przeróżnych dokumentów. Dokumenty te są w odpowiedni sposób składowane i gromadzone w bezpiecznych, ofiarowanych do tego miejscach.Aczkolwiek niektórych dokumentów nie trzeba przechowywać miesiącami bądź latami, multum z nich traci swoją ważność czy aktualność, krótko mówiąc, w pewnym okresie stają się one dla firmy nieistotne.