Jednym spośród najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest niezbyt szybki oraz zawodny, ze względu choćby na sytuację gdy jakiś ważny dokument przykładowo może się zgubić workflow.

Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):
"automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".

Ogólnie pojęcie to jest używane w stosunku do oprogramowania, w szczególności tego, które służy wspomaganiu pracy w grupach. Programy takie pomagają określić jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako jeden z przykładów można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające dyspozycję na wykonanie zadania związanego z organizacją szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i nazwiska pracowników, których ono obejmuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Dane są następnie odbierane przez pracownika realizującego zlecenie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o realizacji zlecenia (na przykład pozwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących sprecyzowane operacje na dokumentach oraz zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to między innymi: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń jak i również informacji handlowych, obsługują faks jak również skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odszukanie.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od zapotrzebowania danejfirmy. Do rozpatrzenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na bezpłatne rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.

Author: G.S.